こんにちは、みんなの目標達成をサポートする愛知の学習コンサルタント杉浦直樹です。

現在、みなさんの学習(特に英語学習)をサポートする学習コンサルタントという仕事をしています。よろしくお願いします。

 

杉浦直樹を知らない人はこちら

杉浦直樹ってどんな人?その1
杉浦直樹ってどんな人?その2

杉浦直樹ってどんな人?(性格編)

 

さて、VECSでも実践している「7つの習慣」について、数回に分けて書いています。

今回は「7つの習慣」における第3の習慣である「最優先事項を優先する」の後編です。

「7つの習慣」を知っている方も、知らない方も是非とも読んでいっていただければと思います。

 

4.分類したあとは?

このように、自分の価値観をもとにして仕事を分類しました。「7つの習慣」ではこれで終わりになり、そのまま一週間の予定を立てます。しかし、個人的にはそれだけでは不十分だと思います。ですので、次に分類した仕事を優先順位付けし、一つ一つのタスクに分解することが必要です。

まず、優先順付ですが、私は重要性、緊急性に加えて、かかる時間と気軽さも加えてやるべきタスクを1から順に優先順位付けしています。なぜなら、とりわけ重要性や緊急性が高い仕事を除けば、やるのに多くの時間がかかったり、精神的にきつい仕事であったりしたら、とりあえず取り組みやすい仕事から取り組み仕事への意欲に弾みをつけるのもいいかと思うからです。

そして、それをより具体的なタスクに分解していきます。例えば、「商談に行く」という仕事があれば、「資料を作る」「お客様にとって有益な情報を調達する」「お客様の会社の状況を調べる」などといった具体的な行動レベルまで落とし込みます。

ここまで具体化すれば、確実に作業を可視化し、こなしていけると考えています。実効性を高めるためにはこのように、仕事をタスクに落とし込む作業が必要なのです。

 

5.第Ⅰ象限と第Ⅲ象限をどうするか?

さて、これまで主に第Ⅱ象限(重要かつ緊急でない)を中心に扱ってきました。しかし、第Ⅱ象限の仕事を多くこなすためには、第Ⅰ象限(重要かつ緊急)と第Ⅲ象限(重要でないかつ緊急)の仕事を減らす必要があります。このことは、「7つの習慣」では取り扱っていませんが、少し述べていきたいと思います。

仕事を減らす方法は実は大きく分けると三つしかありません。それは、「止める」か「移譲する」か「圧縮する」かです。

「止める」とは、その仕事をしないと決めることです。そう決めるためにも、もともとの仕事の目的をよく考えてみて、本当に目的達成のためにその仕事は必要なのかを考えてみる必要があります。その結果、必要でなければ、いっそその仕事をなくしてしまいましょう。まず、仕事を減らそうと考えたら、この作業をすることが重要です。

次に行うのが「移譲する」です。つまり、仕事をほかの人に任せることです。これについても、任せる前に本当にこの仕事は自分がやらなければならないのか考える必要があります。その結果、自分がやる必要がなければ、ほかの人に任せてしまうのも手です。あなたが特に、管理職であれば、この任せるという行為は本当に大切になります。

最後に考えるのが「圧縮する」です。これは業務の効率性を分析して、他にいい方法はないかと考えることです。例えば、大量のメール処理に追われて、業務中何度もメールの送信をしなければならないのなら、見る時間を限定し、集中的にメールの処理をできる時間を作るなどが挙げられます。

このように、第Ⅰ象限と第Ⅲ象限の仕事は、1.「止める」2.「移譲する」3.「圧縮する」の順番で少なくしていき、第Ⅱ象限の仕事に投下できる時間を確保するのです。

 

このように第3の習慣を主にタイムマネジメントの観点からまとめてみました。しかし、その根本にあるのは自分の価値観であることを忘れないようにしていただければと思います。価値観が明確だからこそ、自ずと優先順位は決まってきます。ですので、まずは自分の価値観を洗い出すことから初めて見るのはいかがでしょうか?

 

無料学習相談付き LINE@登録でセミナ―料金割引はこちら⇓

 

VECSのセミナーはこちら